PENGEMBANGAN & IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI
ANALISIS SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN
Dosen Pembimbing
Oleh :
Izza Prayoga [4114063]
FAKULTAS TEKNIK SISTEM INFORMASI
UNIVERSITAS PESANTREN TINGGI DARUL 'ULUM JOMBANG
TAHUN 2016
TAHUN 2016
Latar Belakang
Perpustakaan Rumah Baca Gang Masjid (RBGM)
merupakan lembaga sosial non profit yang didirikan sebagai sebuah komitmen dan
kepedulian di dunia pendidikan dengan tujuan menumbuhkan minat baca dan
membangun karakter positif anak-anak. RBGM berdiri pada tanggal 2 Mei 2011,
berlokasi di jalan KH. A. Dahlan Gang Masjid No.09, Jombang, Jawa Timur.
Yang menjadi sasaran dari RBGM adalah
masyarakat sekitar RBGM, yaitu anak-anak pedagang kaki lima Alun-alun Jombang,
anak sekolah, mahasiswa, dan juga anak-anak yang ada di daerah yang tidak
memiliki taman bacaan. Sehingga tidak ada pembedaan pengunjung/peminjam baik
anak-anak pedagang kaki lima, anak-anak sekolah, mahasiswa maupun umum semuanya
dianggap sama, yang menjadi pembeda adalah pengunjung dibagi menjadi pengunjung
yang sudah menjadi member dan pengunjung yang belum menjadi member atau
pengunjung umum. Sistem yang dipakai di perpustakaan ini masih bersifat manual
(pencatatan baik pencatatan member, buku maupun transaksi peminjaman dan
pengembalian).
Rumusan Masalah
Berdasarkan data dan informasi yang kami
dapatkan bahwa di dalam sistem sirkulasi perpustakaan pada LSM tersebut, dapat
diidentifikasi permasalahan-permasalahan sebagai berikut:
1. Kurang
maksimalnya kinerja petugas dalam melayani pengunjung perpustakaan karena
kegiatan sirkulasi yang terlalu banyak pencatatannya di jurnal(manual).
2. Pembuatan
laporan yang cukup memakai banyak waktu dan data yang dihasilkan belum akurat,
misalnya penyelesaikan laporan statistik yang menghabiskan banyak waktu.
3. Terlalu
banyak pencatatannya di jurnal(manual) sehingga memakan banyak waktu dan tidak
efisien dalam hal penggunaan waktu, biaya dan tenaga.
4. Kontrol
pada pencatatan, penyimpanan dan pengolahan dikerjakan oleh petugas sehingga
memungkinkan terjadinya banyak kesalahan baik pada pencatatan juga kesalahan
pengolah data serta penyajian informasi.
5. Tidak
adanya layanan pencarian terhadap koleksi buku, meskipun ada itu terbatas pada
katalog buku yang membingungkan anggota.
6. Kurang
efisien karena pencatatan dan dokumentasi dilakukan secara manual memakan
banyak waktu dan tempat.
Batasan
Efektif dan efisiensi pengelolaan
pelayanan pada perpustakaan Rumah Baca Gang Masjid (RBGM).
Tujuan
Menggantikan sistem perpustakaan yang
masih bersifat manual menjadi sistem informasi perpustakaan terkomputerisasi
sehingga pelayanan dan proses transaksi di perpustakaan menjadi lebih efektif
dan efisien.
Landasan Teori
-
Analisis Sistem
Analisis
sistem didefinisikan sebagai
penguraian dari suatu sistem
informasi yang utuh ke
dalam bagianbagian komponennya
dengan maksud untuk
mengidentifikasikan dan mengevaluasi
permasalahan permasalahan,
kesempatan-kesempatan,
hambatanhambatan yang terjadi
dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga
dapat diusulkan perbaikanperbaikannya. Pemrogram
dapat didefinisikan sebagai
pembuat kode program
untuk suatu aplikasi
tertentu berdasarkan rancang bangun
yang telah dibuat. (Jogiyanto
HM, 2001:64).
Metode Penelitian
Dalam pengumpulan data, akan digunakan
beberapa metode untuk menentukan kebutuhan sistem yang akan digunakan. Adapun
metode yang akan digunakan adalah:
1. Metode
Observasi
Mengunjungi
langsung perpustakaan tersebut untuk melihat fakta yang terjadi disana.
2. Metode
Wawancara
Melakukan
tanya jawab secara langsung dengan pihak-pihak terkait untuk mendapatkan
permasalahan- permasalahan yang terjadi di perpustakaan JOY
3. Metode
Kearsipan
Melihat
arsip-arsip peminjaman, pengembalian, dan pendataan member untuk menentukan
sistem yang akan dibuat.
Analisis Sistem
Dalam
analisis sistem perpustakaan ini, terdapat beberapa hal yang kami analisis
yaitu :
1. Business
User.
2. Analisis
Fungsional dan Non Fungsional Sistem.
3. Analisis
Jabatan.
4. Business
Rules.
5. Business
Problem & Solution.
Ø Business
User
Siapa saja yang terlibat
dalam sistem
1. Pengelola
perpustakaan.
2. Petugas
perpustakaan.
3. Peminjam/member.
Ø Analisis
Fungsional Sistem
Dalam analisis fungsional sistem ini
menjelaskan apa saja yang bisa dilakukan sistem nantinya
1. Sistem
harus mampu melakukan input, edit dan delete data buku maupun pencarian.
-
Pengguna dapat memasukkan tentang
data-data buku yang meliputi kode buku, judul buku, pengarang, penerbit, jumlah
halaman dll.
-
Pengguna dapat menghitung data buku secara
keseluruhan.
-
Pengguna dapat menampilkan data buku
berdasakan kategori tertentu.
-
Pengguna mampu menampilkan data-data buku
yang sering di pinjam.
-
Pengguna dapat menghapus data buku yang
hilang.
-
Pengguna dapat menampilkan laporan data
buku baik harian, bulanan maupun tahunan.
-
Sistem menyediakan katalog dan informasi
buku yang tersedia di perpustakaan sehingga pengguna dapat melakukan pencarian
buku dengan cepat.
2. Sistem
harus dapat melakukan transaksi peminjaman dan pengembalian buku.
a. Sistem
dapat melakukan transaksi peminjaman buku yang meliputi :
-
Sistem dapat menampilkan jumlah buku yang
dipinjam.
-
Sistem dapat menampilkan tanggal kembali
secara otomatis.
-
Sistem dapat mengetahui apakah buku yang
dipinjam sudah dikebalikan atau belum.
-
Sistem dapat menampilkan data peminjam
yang paling sering meminjam buku.
b. Sistem
dapat melakukan transaksi pengembalian buku yang meliputi :
-
Sistem dapat menampilkan denda yang harus
dibayar.
-
Sistem dapat menampilkan total buku yang
dipinjam.
-
Sistem dapat menampilkan data-data buku bila
peminjam menghilangkan buku yang dipinjam.
-
Sistem dapat menampilkan data peminjam
yang belum mengembalikan.
Pengguna dapat
menampilkan laporan transaksi peminjaman maupun pengembalian baik harian,
bulanan maupun tahunan.
c. Sistem
harus dapat melakukan pendataan member/anggota.
-
Pengguna dapat memasukkan data member baru
yang meliputi Nomor member, nama, alamat dan no telp.
-
Pengguna dapat mencetak kartu member.
-
Pengguna dapat menampilkan data member
berdasarkan kategori tertentu.
-
Pengguna dapat menampilkan laporan data
member baik harian, bulanan maupun tahunan.
Ø Analisis
Non Fungsional Sistem
Tipe kebutuhan yang berisi property
perilaku yang dimiliki oleh sistem
·
Operasional
-
Menggunakan sistem operasi Microsoft
Windows XP atau 7.
-
Spesifikasi komputer minimum Pentium 4.
-
Kebutuhan memori minimm 256 MB RAM.
-
Kebutuhan Hardisk 10 GB.
-
Monitor.
-
Database menggunakan MySql.
·
Keamanan
-
Sistem dan databasenya dilengkapi dengan
password.
-
Setiap user yang akan menggunakan sistem
ditentukan level aksesnya.
Ø Analisis
Jabatan.
Jabatan-jabatan yang terkait dengan sistem
dan apa saja tugas dan pembagian kerja masing-masing jabatan, serta bagaimana
kontrol datanya.
1. Pengelola
Pengelola
mendapat hak akses terhadap sistem dalam mengontrol data buku dan data
pekerja/petugas perpustakaan. pengelola juga mempunyai hak akses lebih dari
pekerja/petugas perpustakaan dan dapat juga melakukan tugas pekerja/petugas
perpustakaan. Dari 3 analisis fungsional sistem, maka pengelola mempunyai hak
akses atas :
-
Melakukan input, edit dan delete data buku
maupun pencarian.
-
Melakukan transaksi peminjaman dan
pengembalian buku.
-
Melakukan pendataan member.
-
Selain itu pengelola juga bisa memberikan
hak akses lebih kepada petugas perpustakaan melalui setting hak akses.
2. Petugas
perpustakaan.
Petugas
perpustakaan mendapat hak akses melalui pengelola. Dari 3 analisis fungsional
sistem, petugas perpustakaan mempunyai hak akses atas :
-
Melakukan transaksi peminjaman dan
pengembalian buku.
-
Melakukan pendataan member.
-
Melakukan pencarian buku.
3. Pegunjung
Pengunjung
hanya dapat melakukan pencarian buku saja.
Ø Business
Rules.
Aturan atau batasan yang berlaku didalam
sistem perpustakaan.
·
Pengunjung perpustakaan terbagi menjadi
pengunjung member dan umum (non- member)
-
Member
Ø Dapat
meminjam buku.
Ø Mendapatkan
kartu member perpustakaan.
-
Umum (non-member)
Ø Hanya
dapat membaca di perpustakaan saja.
-
Peminjam bisa meminjam maksimal 5 buah
buku sekali pinjam.
-
Jangka waktu peminjaman buku maksimal 5
hari (hari libur tidak dihitung).
-
Keterlambatan pengembalian buku akan
didenda sebesar Rp.500,-/buku/hari.
-
Menghilangkan atau merusak buku akan
dikenakan denda sebesar harga buku tersebut.
Ø Business
Problem & Solution.
Dari perumusan masalah yang telah dijelaskan diatas,
maka didapat solusi menggunakan analisis PIECES (Performance, Information,
Economic, Controlling, Eficiency dan Services) sebagai berikut :
Analisis
|
Sistem lama
|
Sistem baru (berbasis komputer)
|
Performance
(kinerja).
|
Kegiatan
pencatatan buku dan sirkulasi peminjaman dan pengembalian yang terlalu banyak
pencatatannya di jurnal(manual).
|
Semua
kegiatan baik pencatatan maupun sirkulasi peminjaman dan pengembalian serta
penyajian informasi sudah terkomputerisasi sehingga kinerja lebih efektif dan
lebih efisien waktu.
|
Information
(informasi)
|
Data-data
dicatat pada kertas-kertas dan tidak adanya integrasi antardata yang
disimpan, hal ini menyebabkan sulitnya analisa data dalam proses pembuatan
laporan dan penyediaan informasi lainya. Hal ini akan mempengaruhi kualitas
informasi yang dihasilkan, mungkin menghasilkan informasi yang tidak akurat
atau bisa juga akurat tapi tidak tepat waktu.
|
Sistem
informasi berbasis komputer dengan kemampuannya mengintegrasikan dan
memproses data-data akan memudahkan analisa antardata dalam pembuatan
laporan.
|
Economic
(ekonomi)
|
Pencatatan
dilakukan di jurnal(manual) sehingga memakan banyak waktu dan tidak efisien
dalam hal penggunaan waktu, biaya dan tenaga.
|
Dengan
sistem berbasis komputer maka pencatatan dapat dikerjakan dengan lebih baik
sehingga mengurangi beban biaya, tenaga dan waktu.
|
Control
(Keamanan)
|
Kontrol
pada pencatatan, penyimpanan dan pengolahan dikerjakan oleh petugas sehingga
memungkinkan terjadinya banyak kesalahan baik pada pencatatan juga kesalahan
pengolah data serta penyajian informasi.
|
Pada
sistem berbasis komputer kontrol akan dilakukan komputer dan petugas sehingga
kesalahan dapat diminimalisir.
|
Efisiency
(Efisiensi)
|
Pencatatan
dan dokumentasi dilakukan secara manual memakan banyak waktu dan tempat.
|
Dokumentasi
dilakukan secara otomatis sehingga lebih efisien. Selain itu, penyimpanan
dokumentasi tersebut pada pada harddisk tidak memerlukan banyak tempat.
|
Services
(Layanan)
|
Pelayanan
terhadap transaksi peminjaman dan pengembalian serta pembuatan laporan akan
memakan waktu lama karena pencatatan dan pengecekan serta validitas dilakukan
secara manual oleh petugas.
|
Sistem
berbasis komputer akan memberikan pelayanan yang lebih cepat karena
validitas, dokumentasi, analisa dan pemprosesan data transaksi dilakukan oleh
komputer.
|
Model
Data
1.
Entitas Member
|
||
Atribut
Id_member
Nama_member
Alamat
No_telp
|
Tipe Data
Char(5)
Varchar(50)
Varchar(50)
Varchar(15)
|
Konstrain
Primary
Key
Not
null
|
2.
Entitas Transaksi
|
||
Atribut
Id_transaksi
Kode_buku
Id_member
Tgl_pinjam
Tgl_kembali
Tgl_dikembalikan
Id_petugas
|
Tipe Data
Char(5)
Char(10)
Char(5)
Date
Date
Date
Char(5)
|
Konstrain
Primary
Key
Primary
Key
Primary
Key
Not
null
Not
null
|
3.
Entitas Buku
|
||
Atribut
Kode_buku
Judul_buku
Pengarang
Penerbit
Thn_terbit
Tgl_masuk
Status_pinjam
Sinopsis
Kode_kategori
No_rak
Jml_buku
|
Tipe Data
Char(10)
Varchar(50)
Varchar(50)
Varchar(50)
Integer
Date
Boolean
Text
Char(5)
Char(5)
Integer
|
Konstrain
Primary
Key
Not
null
Not
null
Foreign
Key
Foreign
Key
Not
null
|
4.
Entitas Petugas
|
||
Atribut
Id_petugas
Nama_petugas
Alamat
No_telp
Password
|
Tipe Data
Char(5)
Varchar(50)
Varchar(50)
Varchar(15)
Varchar(20)
Varchar(20)
|
Konstrain
Primary
Key
Not
null
Not
null
Not
null
|
5.
Entitas Denda
|
||
Atribut
Id_transaksi
Kode_buku
Id_member
Tgl_denda
Jml_denda
|
Tipe Data
Char(5)
Varchar(10)
Varchar(10)
Date
Currency
|
Konstrain
Primary
Key
Primary
Key
|
6.
Entitas Kategori
|
||
Atribut
Nama_kategori
|
Tipe Data
Char(5)
Varchar(50)
|
Konstrain
Primary
Key
|
7.
Entitas Rak
|
||
Atribut
No_rak
Lokasi
|
Tipe Data
Char(5)
Varchar(20)
|
Konstrain
Primary
Key
|
Contoh Program
Tidak ada komentar:
Posting Komentar