PENGEMBANGAN & IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI

ANALISIS SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN

Dosen Pembimbing

Endang Kurniawan, S.Kom., M.M., M.Kom., CEH, CHFI, CIPM

Oleh :

Izza Prayoga [4114063]

FAKULTAS TEKNIK SISTEM INFORMASI

UNIVERSITAS PESANTREN TINGGI DARUL 'ULUM JOMBANG
TAHUN 2016

Latar Belakang

Perpustakaan Rumah Baca Gang Masjid (RBGM) merupakan lembaga sosial non profit yang didirikan sebagai sebuah komitmen dan kepedulian di dunia pendidikan dengan tujuan menumbuhkan minat baca dan membangun karakter positif anak-anak. RBGM berdiri pada tanggal 2 Mei 2011, berlokasi di jalan KH. A. Dahlan Gang Masjid No.09, Jombang, Jawa Timur.

Yang menjadi sasaran dari RBGM adalah masyarakat sekitar RBGM, yaitu anak-anak pedagang kaki lima Alun-alun Jombang, anak sekolah, mahasiswa, dan juga anak-anak yang ada di daerah yang tidak memiliki taman bacaan. Sehingga tidak ada pembedaan pengunjung/peminjam baik anak-anak pedagang kaki lima, anak-anak sekolah, mahasiswa maupun umum semuanya dianggap sama, yang menjadi pembeda adalah pengunjung dibagi menjadi pengunjung yang sudah menjadi member dan pengunjung yang belum menjadi member atau pengunjung umum. Sistem yang dipakai di perpustakaan ini masih bersifat manual (pencatatan baik pencatatan member, buku maupun transaksi peminjaman dan pengembalian).

Rumusan Masalah

Berdasarkan data dan informasi yang kami dapatkan bahwa di dalam sistem sirkulasi perpustakaan pada LSM tersebut, dapat diidentifikasi permasalahan-permasalahan sebagai berikut:

1.      Kurang maksimalnya kinerja petugas dalam melayani pengunjung perpustakaan karena kegiatan sirkulasi yang terlalu banyak pencatatannya di jurnal(manual).

2.      Pembuatan laporan yang cukup memakai banyak waktu dan data yang dihasilkan belum akurat, misalnya penyelesaikan laporan statistik yang menghabiskan banyak waktu.

3.      Terlalu banyak pencatatannya di jurnal(manual) sehingga memakan banyak waktu dan tidak efisien dalam hal penggunaan waktu, biaya dan tenaga.

4.      Kontrol pada pencatatan, penyimpanan dan pengolahan dikerjakan oleh petugas sehingga memungkinkan terjadinya banyak kesalahan baik pada pencatatan juga kesalahan pengolah data serta penyajian informasi.

5.      Tidak adanya layanan pencarian terhadap koleksi buku, meskipun ada itu terbatas pada katalog buku yang membingungkan anggota.

6.      Kurang efisien karena pencatatan dan dokumentasi dilakukan secara manual memakan banyak waktu dan tempat.

Batasan

Efektif dan efisiensi pengelolaan pelayanan pada perpustakaan Rumah Baca Gang Masjid (RBGM).

Tujuan

Menggantikan sistem perpustakaan yang masih bersifat manual menjadi sistem informasi perpustakaan terkomputerisasi sehingga pelayanan dan proses transaksi di perpustakaan menjadi lebih efektif dan efisien.

1. 

Landasan Teori

-          Analisis Sistem

Analisis  sistem  didefinisikan  sebagai  penguraian  dari suatu  sistem  informasi  yang utuh  ke  dalam  bagianbagian  komponennya  dengan  maksud untuk mengidentifikasikan  dan  mengevaluasi  permasalahan permasalahan,  kesempatan-kesempatan,  hambatanhambatan  yang  terjadi  dan  kebutuhan-kebutuhan  yang diharapkan  sehingga  dapat  diusulkan  perbaikanperbaikannya.  Pemrogram  dapat didefinisikan  sebagai pembuat  kode  program  untuk  suatu  aplikasi  tertentu berdasarkan  rancang  bangun  yang  telah  dibuat. (Jogiyanto HM, 2001:64).

Metode Penelitian

Dalam pengumpulan data, akan digunakan beberapa metode untuk menentukan kebutuhan sistem yang akan digunakan. Adapun metode yang akan digunakan adalah:

1.      Metode Observasi

Mengunjungi langsung perpustakaan tersebut untuk melihat fakta yang terjadi disana.

2.      Metode Wawancara

Melakukan tanya jawab secara langsung dengan pihak-pihak terkait untuk mendapatkan permasalahan- permasalahan yang terjadi di perpustakaan JOY

3.      Metode Kearsipan

Melihat arsip-arsip peminjaman, pengembalian, dan pendataan member untuk menentukan sistem yang akan dibuat.

Analisis Sistem

Dalam analisis sistem perpustakaan ini, terdapat beberapa hal yang kami analisis yaitu :

1.      Business User.

2.      Analisis Fungsional dan Non Fungsional Sistem.

3.      Analisis Jabatan.

4.      Business Rules.

5.      Business Problem & Solution.

Ø  Business User

Siapa saja yang terlibat dalam sistem

1.      Pengelola perpustakaan.

2.      Petugas perpustakaan.

3.      Peminjam/member.

Ø  Analisis Fungsional Sistem

Dalam analisis fungsional sistem ini menjelaskan apa saja yang bisa dilakukan sistem nantinya

1.      Sistem harus mampu melakukan input, edit dan delete data buku maupun pencarian.

-          Pengguna dapat memasukkan tentang data-data buku yang meliputi kode buku, judul buku, pengarang, penerbit, jumlah halaman dll.

-          Pengguna dapat menghitung data buku secara keseluruhan.

-          Pengguna dapat menampilkan data buku berdasakan kategori tertentu.

-          Pengguna mampu menampilkan data-data buku yang sering di pinjam.

-          Pengguna dapat menghapus data buku yang hilang.

-          Pengguna dapat menampilkan laporan data buku baik harian, bulanan maupun tahunan.

-          Sistem menyediakan katalog dan informasi buku yang tersedia di perpustakaan sehingga pengguna dapat melakukan pencarian buku dengan cepat.

2.      Sistem harus dapat melakukan transaksi peminjaman dan pengembalian buku.

a.       Sistem dapat melakukan transaksi peminjaman buku yang meliputi :

-          Sistem dapat menampilkan jumlah buku yang dipinjam.

-          Sistem dapat menampilkan tanggal kembali secara otomatis.

-          Sistem dapat mengetahui apakah buku yang dipinjam sudah dikebalikan atau belum.

-          Sistem dapat menampilkan data peminjam yang paling sering meminjam buku.

b.      Sistem dapat melakukan transaksi pengembalian buku yang meliputi :

-          Sistem dapat menampilkan denda yang harus dibayar.

-          Sistem dapat menampilkan total buku yang dipinjam.

-          Sistem dapat menampilkan data-data buku bila peminjam menghilangkan buku yang dipinjam.

-          Sistem dapat menampilkan data peminjam yang belum mengembalikan.

Pengguna dapat menampilkan laporan transaksi peminjaman maupun pengembalian baik harian, bulanan maupun tahunan.

c.       Sistem harus dapat melakukan pendataan member/anggota.

-          Pengguna dapat memasukkan data member baru yang meliputi Nomor member, nama, alamat dan no telp.

-          Pengguna dapat mencetak kartu member.

-          Pengguna dapat menampilkan data member berdasarkan kategori tertentu.

-          Pengguna dapat menampilkan laporan data member baik harian, bulanan maupun tahunan.

Ø  Analisis Non Fungsional Sistem

Tipe kebutuhan yang berisi property perilaku yang dimiliki oleh sistem

·         Operasional

-          Menggunakan sistem operasi Microsoft Windows XP atau 7.

-          Spesifikasi komputer minimum Pentium 4.

-          Kebutuhan memori minimm 256 MB RAM.

-          Kebutuhan Hardisk 10 GB.

-          Monitor.

-          Database menggunakan MySql.

·         Keamanan

-          Sistem dan databasenya dilengkapi dengan password.

-          Setiap user yang akan menggunakan sistem ditentukan level aksesnya.

Ø  Analisis Jabatan.

Jabatan-jabatan yang terkait dengan sistem dan apa saja tugas dan pembagian kerja masing-masing jabatan, serta bagaimana kontrol datanya.

1.      Pengelola

Pengelola mendapat hak akses terhadap sistem dalam mengontrol data buku dan data pekerja/petugas perpustakaan. pengelola juga mempunyai hak akses lebih dari pekerja/petugas perpustakaan dan dapat juga melakukan tugas pekerja/petugas perpustakaan. Dari 3 analisis fungsional sistem, maka pengelola mempunyai hak akses atas :

-          Melakukan input, edit dan delete data buku maupun pencarian.

-          Melakukan transaksi peminjaman dan pengembalian buku.

-          Melakukan pendataan member.

-          Selain itu pengelola juga bisa memberikan hak akses lebih kepada petugas perpustakaan melalui setting hak akses.

2.      Petugas perpustakaan.

Petugas perpustakaan mendapat hak akses melalui pengelola. Dari 3 analisis fungsional sistem, petugas perpustakaan mempunyai hak akses atas :

-          Melakukan transaksi peminjaman dan pengembalian buku.

-          Melakukan pendataan member.

-          Melakukan pencarian buku.

3.      Pegunjung

Pengunjung hanya dapat melakukan pencarian buku saja.

Ø  Business Rules.

Aturan atau batasan yang berlaku didalam sistem perpustakaan.

·         Pengunjung perpustakaan terbagi menjadi pengunjung member dan umum (non- member)

-          Member

Ø  Dapat meminjam buku.

Ø  Mendapatkan kartu member perpustakaan.

-          Umum (non-member)

Ø  Hanya dapat membaca di perpustakaan saja.

-          Peminjam bisa meminjam maksimal 5 buah buku sekali pinjam.

-          Jangka waktu peminjaman buku maksimal 5 hari (hari libur tidak dihitung).

-          Keterlambatan pengembalian buku akan didenda sebesar Rp.500,-/buku/hari.

-          Menghilangkan atau merusak buku akan dikenakan denda sebesar harga buku tersebut.

Ø  Business Problem & Solution.

Dari perumusan masalah yang telah dijelaskan diatas, maka didapat solusi menggunakan analisis PIECES (Performance, Information, Economic, Controlling, Eficiency dan Services) sebagai berikut :

Analisis	Sistem lama	Sistem baru (berbasis komputer)
Performance (kinerja).	Kegiatan pencatatan buku dan sirkulasi peminjaman dan pengembalian yang terlalu banyak pencatatannya di jurnal(manual).	Semua kegiatan baik pencatatan maupun sirkulasi peminjaman dan pengembalian serta penyajian informasi sudah terkomputerisasi sehingga kinerja lebih efektif dan lebih efisien waktu.
Information (informasi)	Data-data dicatat pada kertas-kertas dan tidak adanya integrasi antardata yang disimpan, hal ini menyebabkan sulitnya analisa data dalam proses pembuatan laporan dan penyediaan informasi lainya. Hal ini akan mempengaruhi kualitas informasi yang dihasilkan, mungkin menghasilkan informasi yang tidak akurat atau bisa juga akurat tapi tidak tepat waktu.	Sistem informasi berbasis komputer dengan kemampuannya mengintegrasikan dan memproses data-data akan memudahkan analisa antardata dalam pembuatan laporan.
Economic (ekonomi)	Pencatatan dilakukan di jurnal(manual) sehingga memakan banyak waktu dan tidak efisien dalam hal penggunaan waktu, biaya dan tenaga.	Dengan sistem berbasis komputer maka pencatatan dapat dikerjakan dengan lebih baik sehingga mengurangi beban biaya, tenaga dan waktu.
Control (Keamanan)	Kontrol pada pencatatan, penyimpanan dan pengolahan dikerjakan oleh petugas sehingga memungkinkan terjadinya banyak kesalahan baik pada pencatatan juga kesalahan pengolah data serta penyajian informasi.	Pada sistem berbasis komputer kontrol akan dilakukan komputer dan petugas sehingga kesalahan dapat diminimalisir.
Efisiency (Efisiensi)	Pencatatan dan dokumentasi dilakukan secara manual memakan banyak waktu dan tempat.	Dokumentasi dilakukan secara otomatis sehingga lebih efisien. Selain itu, penyimpanan dokumentasi tersebut pada pada harddisk tidak memerlukan banyak tempat.
Services (Layanan)	Pelayanan terhadap transaksi peminjaman dan pengembalian serta pembuatan laporan akan memakan waktu lama karena pencatatan dan pengecekan serta validitas dilakukan secara manual oleh petugas.	Sistem berbasis komputer akan memberikan pelayanan yang lebih cepat karena validitas, dokumentasi, analisa dan pemprosesan data transaksi dilakukan oleh komputer.

Model Data

1.      Entitas Member
Atribut Id_member Nama_member Alamat No_telp	Tipe Data Char(5) Varchar(50) Varchar(50) Varchar(15)	Konstrain Primary Key Not null
2.      Entitas Transaksi
Atribut Id_transaksi Kode_buku Id_member Tgl_pinjam Tgl_kembali Tgl_dikembalikan Id_petugas	Tipe Data Char(5) Char(10) Char(5) Date Date Date Char(5)	Konstrain Primary Key Primary Key Primary Key Not null Not null
3.      Entitas Buku
Atribut Kode_buku Judul_buku Pengarang Penerbit Thn_terbit Tgl_masuk Status_pinjam Sinopsis Kode_kategori No_rak Jml_buku	Tipe Data Char(10) Varchar(50) Varchar(50) Varchar(50) Integer Date Boolean Text Char(5) Char(5) Integer	Konstrain Primary Key Not null Not null Foreign Key Foreign Key Not null
4.      Entitas Petugas
Atribut Id_petugas Nama_petugas Alamat No_telp Status Password	Tipe Data Char(5) Varchar(50) Varchar(50) Varchar(15) Varchar(20) Varchar(20)	Konstrain Primary Key Not null Not null Not null
5.      Entitas Denda
Atribut Id_transaksi Kode_buku Id_member Tgl_denda Jml_denda	Tipe Data Char(5) Varchar(10) Varchar(10) Date Currency	Konstrain Primary Key Primary Key
6.      Entitas Kategori
Atribut Kode_member Nama_kategori	Tipe Data Char(5) Varchar(50)	Konstrain Primary Key
7.      Entitas Rak
Atribut No_rak Lokasi	Tipe Data Char(5) Varchar(20)	Konstrain Primary Key

Contoh Program